Uso de las TIC

El grado de utilización de herramientas TIC en TÜC Rheinland, en general, es un nivel medio. Para logística y aprovisionamiento el nivel es bajo, pues no es una baza importante en la empresa, llevan una ITV móvil para vehículos agrícolas. Se utilizan herramientas para la recepción de clientes pues cuando llegan deben pasar por administración a recoger sus datos, al pagar se les imprime una factura. En cuando a proveedores el material de oficina es pedido a través de Internet. En el ámbito de Recursos Humanos el nivel de utilización de herramientas TIC es alto pues todas las tareas están automatizadas y el personal cualificado para utilizar las TIC’s. En otras ITV’s españolas el funcionamiento es similar por lo que la empresa no destaca.

Como formularios se utilizan las fichas técnicas de inspección de vehículos y facturas. Las fichas se rellenan digitalmente a través de un programa hecho a la medida de la empresa o ERP. Y para las facturas se utiliza el famoso programa llamado Factura Plus.

En cuanto a la relación de uso de las TIC actualmente vamos a hablar de Internet. La frecuencia con la que se utiliza Internet en la empresa es diariamente a través de PC’s. Se utiliza, principalmente, para obtener información, conseguir impresos y devolver impresos cumplimentados. Para la gestión de clientes se utilizan las TIC’s para capturar, almacenar y compartir información.

Dentro de la empresa existen unos controles de acceso donde los empleados fichan con sus tarjetas personales al entrar y al salir del trabajo para llevar un control del trabajo que realizan de forma eficiente. Según hemos podido comprobar en la competencia es un sistema que está muy expandido en las empresas.

El correo electrónico es usado con frecuencia diariamente a través de PC’s. La empresa tiene un dominio propio para las direcciones de correo electrónico. En la sede de Lorca de la que tenemos información se utilizan cuatro cuentas de correo. Son cuentas nominativas. Se tiene acceso a web, en cuanto a problemas de almacenamiento se cuenta con una alta capacidad por lo que no hay problemas de espacio, aunque no se envían ni reciben correos con ficheros adjuntos de gran tamaño. No existe SPAM en las cuentas. Además, usan un gestor de correo que le ordena el correo por temas y por carpetas según el emisor o tema.

En cuanto a la firma electrónica no se ha implantado. Pero según se ha hablado por correos circulares próximamente será obligatorio su uso para los clientes que deberán presentar su DNI con su firma electrónica.

Dentro de la empresa existe una Intranet que sirve para la compartición de boletines de noticias internas, documentos de trabajo, manuales, guías, catálogos de productos y servicios para el uso interno.

Al igual que sus competidores TÜV Rheinland posee una página web con dominio propio. Su dirección es www.tuv.com/es donde presenta a la empresa, muestra un catálogo de servicios, permite recibir demandas de trabajo,… Pero al tener unos productos específicos no permite a los clientes personalizaros. En la página, debido al tipo de producto, no se utiliza e-commerce ni llevar un sistema para registrar usuarios externos. Como cualquier página actual, la empresa realiza un seguimiento de las estadísticas de visita y la web la promociona en Google para seguir dándose a conocer.

La empresa tiene un sistema de captura de datos diseñada a medida, pues captura datos específicos en las pruebas que realizan los vehículos en la inspección técnica. En la ofimática utilizan el paquete de oficina Microsoft Office y para las aplicaciones de gestión poseen Factura Plus y un ERP.

El trato con los clientes es completamente directo, ya sea en persona o por teléfono, la empresa no utiliza las herramientas TIC para comunicarse con los clientes. Sin embargo para la

relación con los proveedores se hace uso de una herramienta TIC que es Internet. Ya sea para pedidos de material de oficina como de otras cosas.

Para la relación con y entre sus trabajadores la empresa hace uso de herramientas TIC. Un ejemplo es el administrativo que toma los datos del cliente por ordenador y se los envía telemáticamente al inspector. Tras ello, el inspector toma los datos de la inspección del vehículo y los introduce en el sistema, si todo ha ido bien firmará la ficha y se la pasa al ingeniero. El ingeniero la firma y la introduce en la base de datos local.

Si en la inspección ha ocurrido algún error, el inspector se lo notifica al ingeniero y lo hace constar en el sistema cumpliendo con el protocolo. Tras ello el cliente deberá solucionar el problema y volver a la inspección de nuevo.

El nivel tecnológico de los trabajadores es alto pues todos utilizan herramientas TIC. Existe personal que realiza funcionas TIC específicas como es el técnico informático. En Madrid existe un soporte técnico con la que se puede contactar telemáticamente al surgir algún problema. En cuando a la formación, la empresa no ha formado a los trabajadores en el último año.