Los objetivos que nos hemos marcado son los que creemos que necesita la empresa para aumentar su calidad del servicio y aumentar su competitividad, además de ahorrar costes que suele ser el principal objetivo de las empresas. Nosotros somos de la creencia de que para que una empresa sea competitiva no debe buscar ahorrar costes sino que debe invertir en tecnología de la información.
Para empezar vamos a hablar de su página Web. Tienen una Web donde se presentan e informan a los posibles clientes sobre sus distintos productos a la vez que dan información sobre la situación corporativa de la empresa. El objetivo que tenemos marcado para la página Web es el de mejorar la interacción con los clientes. Es decir, que la página Web sea vista como útil por parte de los clientes. Para ello hemos pensado una serie de mejoras como la posibilidad de pedir cita previa o la posibilidad de una vez registrado tener un sistema de alerta vía mail para informar de la renovación de ITV.
Conociendo el software que utilizan podemos plantear otros objetivos. Una empresa gasta mucho dinero en software propietario debido al soporte que ofrece la empresa que vende ese software y su facilidad de uso. En ese aspecto el objetivo sería aportar software de libre distribución que algunos incluyen soporte técnico de forma gratuita o por una pequeña cantidad de dinero comparado con lo que pagan por el software propietario. Este objetivo es para conseguir un ahorro en costes que la empresa lo valora mejor que la inversión en innovación.
Siguiendo con el software hemos planteado otro objetivo. Se trata de mejorar el sistema de bases de datos que tienen. El objetivo es crear una base de datos común a todas las ITV’s que TÜV Rheinland tiene en toda la península. Actualmente, cada sede de ITV tiene su propia base de datos lo que hace muy engorroso tener que pedir una ITV por teléfono a otra que le busquen la información y se la envíen por FAX. Una base de datos común, por ejemplo en Madrid, utilizando su propia Intranet con una pequeña inversión pueden mejorar la calidad del servicio, o en este caso de trabajo, de los trabajadores al ser más rápido acceder a una base de datos y obtener la información que llamar a otra sede a ver si es dónde tienen la información, etc.
Y, por último, para mejorar la calidad del servicio, el objetivo es la inserción de PDA’s para la toma de información. Actualmente toman la información relativa al automóvil a mano y luego deben pasar la información al ordenador. Nuestra idea es automatizar el proceso de manera que la información sea tomada directamente a la PDA en la que ya está en formato digital. Esta forma de automatizar procesos ahorraría mucho tiempo y dinero a la empresa, además de dar una imagen de empresa competitiva y vanguardista.
Descripción de actuacionesPara empezar este punto vamos a seguir el orden del anterior. Pensamos que debemos mejorar la página Web de cara al público de manera que haya mayor interacción del cliente en la página Web. Lo que hay que añadir a la Web es la posibilidad de pedir cita previa y un registro para el sistema de alerta que hemos hablado anteriormente. La petición de cita previa es muy usada en organismos públicos y ha tenido mucho éxito. Su implantación a nivel técnico no es complicada y la imagen de la empresa se verá engrandecida. La otra idea sobre el registro de clientes para el sistema de alerta es fácil de implementar en la empresa y de costo reducido. Lo que pretendemos es que un cliente se registre y registre su automóvil con los datos esenciales para saber en qué momento debe pasar la ITV, porque si pedimos muchos datos no tendrá éxito ante la reticencia de la gente a dar sus datos. El servicio que ofrecerá permitirá a la gente saber cuándo deben pasar la ITV lo que puede provocar que vuelvan a una ITV de TÜV Rheinland.
Sobre el cambio de software lo que pretendemos es ahorrar costes. La idea es cambiar todos los sistemas que tiene la empresa como Microsoft Windows o Microsoft Office por sistemas de libre distribución como Ubuntu u OpenOffice. El problema que conlleva es la mayor dificultad de uso. Para ello la empresa debería invertir en cursillos de aprendizaje para estos sistemas. Aunque estos cursillos ya suponen una inversión importante y la empresa puede ser reacia a ello.
Otro objetivo es crear una base de datos común en la empresa. Sabemos que en España existen muchas sedes de ITV de TÜV Rheinland. Normalmente, cuando una persona necesita la información de un cliente en una ITV distinta a la tradicional que el cliente va, en esa situación la administrativa de la primera ITV tendrá que pedir información a la ITV. El proceso que utilizan es llamar por teléfono para que le envíen un fax, consideramos este proceso bastante precario. Nuestro objetivo es crear una base de datos común donde cada ITV almacene los datos relativos a un cliente de manera que cualquier ITV pueda obtener la información rápidamente automatizando el proceso anterior.
Por último, la mejora que proponemos es el uso de PDA’s. Normalmente, para tomar los datos del coche, el inspector toma la información a mano para luego pasarla al ordenador. Nuestro objetivo es proveer a cada inspector una PDA para que apunte directamente la información en la PDA y automatizar el proceso de digitalización de la información.
AlcanceEste plan de mejora no solo está enfocado a que la empresa ahorre en costes, que se presupone que es la razón primordial por la que un empresario suele hacer una remodelación de la empresa, si no que, lo que nosotros queremos es que toda ésta renovación sea más vista si cabe por los clientes que por la empresa, nuestro propósito es que los clientes vean una empresa que se preocupa por ellos, que no solo va al interés propio, si no que vean que miran por los clientes, que vean que la empresa trabaja por y para ellos, y que estando el cliente feliz, la empresa lo estará más.
Gracias a la posibilidad de pedir cita por internet, el usuario podrá evitarse llegar a la estación ITV y tener que esperar, o incluso no poder ni pasar su inspección.
La intención que tenemos con la centralización de la base de datos es que se aligere el proceso de toma de datos de vehículos, ya que, de los clientes no nuevos, podremos saber los datos del vehículo, y no hará falta volver a tomarlos, todo esto se traduce en una reducción del tiempo en la estación.
RepercusionesEste proyecto va a repercutir sobre todo en los empleados, ya que son los que quizá peor lo pasen cuando tengan que adecuarse al nuevo software de libre distribución, aunque pensamos que no tiene dificultad alguna, quizá sí que haya que hacer algún cursillo acelerado sobre algún determinado programa, de todas maneras no creemos que esto les vaya a causar más dificultad de la poca que tiene, ya que el software que tiene es casi todo de tipo ofimático, habíamos pensado en la herramienta OpenOffice que aunque es diferente al Microsoft Office de toda la vida, es muy intuitivo y de un manejo similar a éste último.
Haciendo mención a las PDA´s que llevarán los mecánicos que revisan los coches, creemos que con un simple manual de usuario sería posible adecuarlos al funcionamiento que tienen, aún así, nos guardamos el que prefieran que les demos una clase para entender mejor el funcionamiento, o más que eso, como se transmiten los datos y llegan a la base de datos.
Si nos fijamos en la nueva reestructuración de la base de datos, aquí no hará falta hacer nada, ya que, ellos creerán que tienen la misma base de datos, pero será una base de datos totalmente reformada, ya que englobará los datos de todas las ITV´s de la península. Lo que haremos será explicarles muy por encima la distribución de los datos.
Plazo de realización
La distribución del tiempo la hemos planeado de la siguiente forma:
Para la actualización de los sistemas operativos, y de las herramientas ofimáticas, la forma de actuar será que, primeramente habrá que guardar los datos actuales con los que trabajan, y una vez hecho eso, actualizaremos los sistemas operativos e instalaremos las herramientas ofimáticas, para esta tarea, hemos pensado dedicarle un día, creemos que no será necesario más.
En cuanto a la adquisición de los PDA´s, esto es hardware, con lo cual es comprarlo y a prepararlas, habrá que instalarle el software necesario para esta tarea. Lo que tenemos pensado es que, la adquisición de éstos y la instalación del software nos llevaría unos días, en cambio, tenemos pensado estar una semana o dos, en la que un técnico propio se quedará en la estación ITV probando este nuevo sistema e informando a los trabajadores de cómo funciona, y resolviendo dudas.
Para la tarea de adecuación de la base de datos, esto es una tarea algo más delicada, para la cual hemos pensado dedicar primeramente un tiempo de diseño de ésta, y una vez hecho eso, entraremos en una fase de pruebas, para ver que todo funciona a la normalidad y al 100%. Cuando sepamos que la base de datos funciona correctamente, podremos dar por terminado este último paso.
Coste estimadoEl coste estimado del plan de mejora, estará condicionado a varios factores.
Para mejorar la interacción con los clientes a través de la página Web de la empresa, se introducirá una aplicación en la página para que los usuarios puedan pedir cita previa.
Esta aplicación será similar a la del Servicio Murciano de Salud, y no habrá coste adicional puesto que la empresa ya tiene a otra empresa contratada para que le lleve el mantenimiento de la página Web, y realizar los cambios necesarios.
Lo que si que conlleva un gasto, aunque no muy importante, es la formación del personal si se deciden a cambiar el software de Windows a Linux, aunque a la larga sería un ahorro, porque no tendrían que estar renovando licencias.
Coste estimado: 200 Euros por trabajador.
Otro gasto, es el de la implantación de PDAs para los Inspectores. La implantación de PDAs no sólo conlleva comprar las PDAs, sino que también necesitan una aplicación a medida para poder funcionar con ellas correctamente.
Coste estimado:
- Compra de PDAs: 2000 €
- Aplicación para PDA: 3000 €
El coste más importante sea quizás, el de cambiar un servidor local por uno global para todas las ITVs de la empresa TÜV Rheinland en la península.
Coste estimado: 6000 €
En total el coste estimado de los cambios a realizar es de unos 14000 € aproximadamente.
Financiación
Para financiar este proyecto nos parece muy conveniente utilizar una financiación a través de ICO-Plan Avanza.
El objetivo de esta financiación es fomentar el uso de las nuevas tecnologías de la información y de las Comunicaciones. Nuestro proyecto se ajusta a este plan de financiación:
Productos electrónicos, informáticos y de telecomunicaciones, incluyendo hardware, software, aplicaciones, servicios y contenidos para:
Acceso a Internet en banda ancha: podrá financiarse el alta al servicio de conexión a Internet en banda ancha, pero no los consumos mensuales, y los productos de acceso, incluidos los de seguridad.
Presencia en Internet, incluida la elaboración de página Web y portales de empresa.
Incorporación de las TIC a los procesos empresariales, mediante herramientas de gestión avanzada: CRM (Sistemas de gestión de clientes), ERP (Sistemas de gestión empresarial), Sistemas de cadena de suministro, Sistemas de gestión documental, etc.
Comercio electrónico y facturación electrónica, mediante aplicaciones y servicios que faciliten la realización por parte de las PYMES de transacciones electrónicas con otros agentes, incluidas las Administraciones Públicas.
Se financiará hasta el 100% de la inversión, excluido el IVA, con un máximo de 200.000 euros por beneficiario final y año natural.
El plazo de amortización será de 36 meses, con posibilidad de 3 meses de carencia incluidos, y liquidaciones lineales y mensuales.
Tipo de interés fijo: 0%
Observaciones
Pensamos que con estas medidas la empresa se ahorrará dinero a largo plazo y mejorará la calidad de trabajo de sus trabajadores, haciendo más mecánicas las tareas a realizar.
También será beneficioso para los clientes, puesto que algunas de estas medidas están enfocadas a ellos, para que su grado de satisfacción sea mayor.
